Correos electrónicos: 16 hábitos no profesionales para rectificar

Vida de la empresa Rozenn Perrichot | Publicado el 02/05/2016

Para manejar adecuadamente el flujo diario de correos electrónicos, (re) descubra los errores que debe evitar al escribir y enviar sus correos electrónicos profesionales.

Correos electrónicos: 16 hábitos no profesionales para rectificar

Empuñar la pluma y los vuelos líricos no te convierte en un profesional del correo electrónico. Como recuerda la revista Business Insider en uno de sus artículos, existen ciertos errores que debes evitar si quieres comunicarte de forma profesional y eficaz con tus interlocutores.

La redacción “urgente”

Al querer priorizar sus correos electrónicos calificándolos sistemáticamente como urgentes, corre el riesgo de cansar a sus interlocutores, quienes a la larga, ya no prestarán atención a sus solicitudes. Reserve “urgente” para contenido de alta prioridad. Estará seguro de que se tratará de inmediato.

El tono informal

Incluso si la naturaleza de la relación que tienes con la otra persona es cordial, incluso amistosa, mantén siempre un tono formal. Los signos de exclamación, emoticonos, abreviaturas de SMS y otras fantasías tipográficas deben manejarse con moderación. Asimismo, el uso de siglas y abreviaturas técnicas debe adaptarse al interlocutor. No debemos subestimar la barrera del idioma que puede existir entre los empleados en función de los puestos ocupados y las generaciones.

Rigidez

Por el contrario, no se debe caer en el exceso de rigidez adoptando un tono frío y clínico. Tu correo electrónico debe reflejar tu personalidad, incluso tu entusiasmo si el tema se presta a ello. Entrevistada por la revista Business Insider, Vicky Oliver, autora de varios libros sobre prácticas de comunicación en el mundo del trabajo, lamenta estos “Los correos electrónicos de una línea que son tan informales que parecen escritos automatizados”. “

Responder a todos

Al responder a un correo electrónico colectivo, asegúrese de enviar su correo electrónico a. Si desea ponerse en contacto con todo el grupo incluido en el primer correo electrónico, puede “responder a todos”. Sin embargo, asegúrese de responder solo al autor del correo electrónico si su devolución no concierne a todos los destinatarios. En el mejor de los casos, su respuesta no interesa a nadie, en el peor de los casos, se refiere a uno de los colaboradores de la lista de correo.

Incluir un destinatario en CC sin su aprobación

Compartir información, cuando no es su responsabilidad, puede ser una fuente de problemas. Incluso puede ser considerado responsable. En un intercambio electrónico, al responder, nunca es una buena idea incluir una persona con copia carbón (CC) si el autor del correo electrónico no ha solicitado nada. De hecho, incluir a un cliente o empleado en CC cuando su jefe u otra persona de la empresa haya hecho comentarios personales o confidenciales puede tener graves consecuencias. Si duda en invitar a un nuevo interlocutor en sus intercambios, es mejor nunca presumir las intenciones de las personas que ya están presentes en la lista de distribución. Evitarás muchos errores.

Incluir un destinatario en CCI

Agregar un destinatario en CCI significa incluirlo de manera invisible en el intercambio. Su dirección de correo electrónico no aparecerá en la lista de correo. Esta práctica debe manejarse con cuidado. Si bien mantiene la confidencialidad de los datos, en este caso el contacto de la persona en CCI, también se puede malinterpretar. Aún así, según Vicky Oliver, recurrir a la CPI refleja desconfianza y secreto, para algunos. “Si necesita enviar un correo electrónico a alguien que técnicamente no debería estar en el canal, copie y pegue el correo electrónico en un correo electrónico separado para esa persona”.

Ocúpate del asunto de tu correo electrónico

“Soy yo”, “Hola”, “Cuco”. Evite estas etiquetas que no proporcionan ninguna información sobre el contenido de su correo electrónico. Sin un mensaje claramente identificado, hay pocas posibilidades de que los empleados abran su correo electrónico, con el riesgo de incluso tirarlo directamente a la basura. Porque, al contrario de lo que podría pensarse, estas interjecciones no atraen la atención de sus destinatarios. La regla de oro a seguir es la de un objeto conciso e informativo, que permita comprender en dos o tres palabras el interés del correo electrónico.

Correos electrónicos personales y / o humorísticos

Si los colaboradores se llevan bien y las relaciones son amistosas, a veces pasa por enviar una foto, una historia divertida, una cita, etc. Y no está prohibido, al contrario. Sin embargo, tenga cuidado de no abusar de estos correos electrónicos secundarios. Al inundar la bandeja de entrada profesional de sus empleados con estos mensajes, rápidamente puede volverse tedioso para ellos, con el riesgo de que algún día eliminen un correo electrónico realmente importante.

Ser brusco

Llegados a este punto, puede resultar tentador recurrir a un tono de amargura y hostilidad, especialmente cuando no se han cumplido los plazos o el contenido no es de su agrado. Evite este escollo a toda costa. Los interlocutores siempre recuerdan los intercambios, sobre todo cuando son virulentos. Por lo tanto, tal reacción de su parte podría dañar las negociaciones y las relaciones a largo plazo con los empleados. En lugar de reaccionar con enojo y molestia, redacte el correo electrónico que desea enviar, guárdelo en borradores y vuelva al contenido después de 48 horas. Dar un paso atrás ayudará a calificar sus comentarios y alcanzar sus metas más rápido.

Ser demasiado amigable

Cuando conoces bien al destinatario, tiendes a abandonar las fórmulas habituales para recurrir a sutilezas, insinuaciones, incluso “chistes privados”. Sin embargo, es bueno recordar que el destinatario es un colega de trabajo o un cliente y que, en este contexto, se deben respetar ciertas cortesías: “por favor / por favor”, “En ti / agradecimiento” para concluir con “Sinceramente tuyo” , ejemplo. En un correo electrónico profesional, nunca serás demasiado cortés.

Una dirección de correo electrónico ridícula

Si envía un correo electrónico a título profesional, ya sea a un cliente, colega o empleador potencial, evite enviarlo desde una cuenta de correo electrónico personal. No solo es mejor mantener su dirección de correo electrónico personal para el círculo íntimo, sino que también puede ser que esta dirección sea un poco ridícula, inapropiada e incluso vulgar. La naturaleza institucional del intercambio se vería afectada y su imagen desacreditada.

Un correo electrónico lleno de errores

A veces, un error tipográfico y un error tipográfico pueden caer en un correo electrónico. No lo tendremos en tu contra. Pero las oraciones con sintaxis aleatoria y gramática aleatoria no son aceptables. Ya sea que escriba con prisa o no, tómese el tiempo para revisar sistemáticamente el contenido antes de enviarlo. Si tiene alguna duda, escriba su correo electrónico con un software de procesamiento de texto para beneficiarse del corrector ortográfico. Puede copiar y pegar el correo electrónico, una vez validado el contenido. Último punto: “Enviado desde mi iPhone” no es una excusa para estropear un correo electrónico.

Envío de correos electrónicos a las 3 a.m.

Algunos son insomnes, otros son más productivos por la noche. Sea cual sea su ritmo de trabajo, tenga cuidado con el horario para enviar sus correos electrónicos. Los empleados suelen estar atentos a este detalle y sacar conclusiones que pueden estar equivocadas. En el mejor de los casos, piensan que eres un adicto al trabajo sin privacidad. En el peor de los casos, pensarán que eres obsesivo y monomaníaco. Guarde sus correos electrónicos nocturnos en borradores para enviarlos en un momento conveniente.

Puntuación alta

¡El signo de exclamación es dinamita de barra! Usado indiscriminadamente, su única función es transmitir la emoción del hablante. En otras palabras, no te dejes llevar por el uso frenético de esta puntuación, a riesgo de parecer inmaduro.

Fuente inapropiada

Elija una fuente clásica (Arial, Calibri, Times New Roman), un tamaño de fuente razonable (10 o 12 puntos) y un color neutro (negro o azul oscuro). La sobriedad de la fuente permitirá una lectura fluida y eficiente.

Ser demasiado expansivo

Como regla general, un destinatario revisa sus correos electrónicos en diagonal para identificar los 2 o 3 datos esenciales antes de abrir el siguiente. Escriba sus correos electrónicos en consecuencia, estructurando su mensaje en párrafos cortos que capturarán sus puntos clave. Las listas con viñetas y las listas numeradas pueden ser una buena opción. También puede poner en cursiva, negrita o subrayar información importante, sin exagerar, a riesgo de tener el efecto contrario. Los bloques de texto grandes son prohibitivos.